Кто такой личный помощник и как подобрать профессионального специалиста на эту должность? Это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник – это, в первую очередь, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Как правило, подобный сотрудник требуется руководителям средних и крупных организаций. В небольших компаниях со штатом до 30-40 человек данную работу могут выполнять сотрудники, секретари или офис-менеджеры в виде отдельных разовых поручений от руководителя.

Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:

  • планирование рабочего дня руководителя,

  • взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);

  • планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;

  • тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);

  • делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);

  • ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;

  • чай/кофе руководителю и его гостям;

  • прием, учет и распределение документов и корреспонденции;

  • информационная поддержка руководителя;

  • выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.).

Иногда помощник выполняет и личные поручения от своего руководителя:

  • заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;

  • организация отдыха семьи руководителя;

  • поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.

Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:

  • от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач,

  • высшее образование,

  • отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/ базы данных.

  • хорошая/ высокая скорость печати,

  • четкая дикция, грамотная устная и письменная речь,

  • навыки ведения деловой переписки, делового общения,

  • определенные личностные характеристики,

  • определенная степень владения иностранным языком.

Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.

Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.

Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.

Дополнительно можно уточнять, наблюдая за реакцией кандидата, возможность получения устных рекомендаций от предыдущих непосредственных руководителей.

Если руководитель хочет подобрать сотрудника через наше кадровое агентство, мы с удовольствием поможем, так как имеем и опыт и знания подбора подобных специалистов в различные компании. Обратившись в кадровое агентство Pozitiv Staff, вы получите не только профессиональную консультацию по подбору секретаря или личного помощника, но и оперативно подберете специалиста.

Единственное пожелание с нашей стороны – личная встреча представителя нашего агентства с руководителем, к которому будет подбираться личный помощник. Так мы сможем понять, какого именно сотрудника видит на данной позиции руководитель. А передача этой информации через эйчара или другого сотрудника позволит сформулировать лишь общий профиль вакансии, что влечет в свою очередь   

Так мы получим «из первых уст» информацию о том, какого сотрудника руководитель видит на данной позиции. Это позволит сократить время на закрытие вакансии и встречаться только с наиболее подходящими кандидатами.

Средние заработные платы личных помощников в Московском регионе

Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или  наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):

Позиция Минимальный уровень Средний уровень Повышенный уровень
  от до от до от до
 
Личный помощник 43 000 56 000 56 000 74 000 74 000 130 000
Личный помощник со знанием иностранного языка 50 000 72 000 72 000 97 000 97 000 200 000

Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/ Административный персонал» составляет 1 среднемесячный доход подбираемого кандидата — это в 2 раза ниже, чем у большинства кадровых агентств на рынке.

Получите грамотных личных помощников для решения задач вашего бизнеса по разумной цене!

Хотите подобрать персонал еще дешевле? Мы сделаем для Вас специальное предложение, обращайтесь!

Позвоните нам: 8 (495) 660-36-468 (812) 385-53-56, мы рассчитаем цену за подбор и ответим на вопросы!

Пригласите нас на встречу! Наш консультант подъедет к вам в любое, удобное для вас время.

Заполните заявку на подбор персонала Мы быстро ответим вам и проконсультируем по вашему запросу

 
Остались вопросы?

Мы вам перезвоним.

Остались вопросы

Мы вам перезвоним.