Как подобрать секретаря

Образование

Соискатель на позицию секретаря или личного помощника должен иметь высшее образование, лучше по профилю деятельности компании. Например, для строительной компании желательно подбирать секретаря с высшим техническим (строительным) образованием — так кандидату будет проще ориентироваться в сфере деятельности компании. Но не стоит указывать наличие профильного образования в качестве обязательного требования к кандидату — закрытие вакансии может сильно затянуться, особенно если компания работает в узкой отрасли экономики.

Преимуществом в пользу кандидата будет наличие законченных курсов секретаря-референта, ведения документооборота, деловой переписки.

Профессиональные навыки и знания секретаря

Специалисту на позицию секретаря необходимо владеть навыками документооборота, деловой переписки, знать этику делового общения. Что касается личного помощника, то здесь стоит обратить внимание на то, какие обязанности соискатель выполнял на предыдущем месте и какими навыками владеет. Если компании нужен личный помощник руководителя для бизнес-поддержки (ведение документооборота, участие в переговорах), то специалист, который имеет только опыт travel-поддержки руководителя, не подойдет. И наоборот. Если личный помощник будет сопровождать руководителя в командировках, лучше подбирать кандидата с опытом подобной работы и загранпаспортом в наличии, если командировки предстоят за границу.

Владение иностранным языком — такое требование к кандидату стоит предъявлять в том случае, если секретарю действительно потребуется владение языком в работе (общение с клиентами компании, деловая переписка, звонки). Иначе, так же как и в случае с профильным образованием, подбор секретаря может серьезно затянуться. Да и сам кандидат может быть разочарован тем, что его знания не будут применяться в работе, и будет искать более подходящего работодателя.

Мотивация кандидата

Большинство специалистов на позиции секретаря рассматривают эту позицию как стартовую площадку для дальнейшего карьерного развития в компании. Поэтому на собеседовании с кандидатами необходимо обязательно уточнять, чего ожидает соискатель от работы. Если нужно подобрать секретаря с перспективой долгосрочного сотрудничества, выбирайте кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной сфере, который стремится дорасти до личного помощника, бизнес-консультанта.

Личные качества 

Пожалуй, одним из самых важных критериев отбора кандидатов являются личные качества соискателя. Секретарь, личный помощник встречает гостей офиса, клиентов, контактирует со многими руководителями и сотрудниками самой компании, поэтому кандидат на данной позиции должен быть коммуникабельным, доброжелательным. Личный помощник, кроме того, должен обладать и высоким уровнем стрессоустойчивости.

Внешность и возраст секретаря

Если компании необходимо подобрать специалиста на позицию личного помощника руководителя или секретаря, который встречает гостей офиса и общается с клиентами, желательно подбирать девушку с привлекательной, ухоженной внешностью. Ведь она представляет в своем лице компанию в целом. В то же время не нужно предъявлять завышенные требования к внешности кандидата, если требуется секретарь, который будет только заниматься документооборотом компании, а общение с клиентами будет сведено к минимуму.

Что касается возраста кандидатов, то на позицию личного помощника рекомендуется рассматривать соискателей в возрасте от 25 до 40 лет. Чем старше кандидат, тем больше у него жизненного и профессионального опыта, выше уровень стрессоустойчивости. Кроме того, у таких кандидатов выше уровень мотивации и нацеленность на долгосрочную работу в одной компании. Поэтому если ищете личного помощника на длительный период, стоит обратить внимание на более возрастных кандидатов.

Семейный статус не повод для отказа

Многие работодатели не стремятся брать на позицию секретаря или личного помощника замужнюю девушку с детьми, опасаясь того, что сотрудница будет регулярно отпрашиваться в связи с семейными обстоятельствами. На самом деле, по нашему опыту, мы можем сказать, что соискательницы с детьми, как правило, более мотивированы на работу и готовы решать свои семейные обстоятельства в пользу работы. Поэтому не стоит сразу отказываться от рассмотрения резюме